Klartext Datenschutz

Beitrag aus dem Newsletter, Oktober 2026

Geburtstagsliste, freiwilliges Gesundheitsangebot oder private Nutzung eines Dienstgeräts: Bei solchen Zusatzangeboten kann eine Einwilligung zur Datenverarbeitung durch die Beschäftigten passen. Betriebs- und Personalräte sollten aber genauer hinsehen. Eine Unterschrift allein sagt noch nichts darüber aus, ob Beschäftigte wirklich frei entscheiden.

Wenn der Arbeitgeber sagt: „Dann holen wir eben eine Einwilligung ein“, sollte das Gremium nachfragen: Welche Daten sollen wofür genutzt werden? Können Beschäftigte auf das Angebot verzichten oder wird die Datenverarbeitung für ihre Arbeit verlangt? Die Zustimmung der Beschäftigten zur Verarbeitung ihrer Daten ersetzt jedenfalls keine Mitbestimmung.

Der Knackpunkt ist die Freiwilligkeit. Beschäftigte sind vom Arbeitgeber abhängig. Schon die Bitte einer Führungskraft um Zustimmung kann Druck auslösen, auch ohne ausdrückliche Drohung. Könnte etwa eine Person kurz vor Ende der Probezeit tatsächlich ohne Sorge ablehnen? Betriebs- und Personalräte sollten deshalb auch darauf achten, wie die Einwilligung eingeholt wird: Erfolgt die Anfrage durch die direkte Führungskraft? Müssen Beschäftigte sofort entscheiden? Wird deutlich gesagt, dass ein Nein keine Nachteile hat? Solche Umstände können entscheidend dafür sein, ob Beschäftigte tatsächlich frei zustimmen können. Ein Nein muss ohne Nachteile möglich sein. Soll etwa das private Smartphone für eine dienstliche App oder Anmeldung genutzt werden, muss die Arbeit auch ohne eigenes Gerät möglich bleiben. Betriebs- und Personalräte sollten darauf bestehen, dass der Arbeitgeber eine andere Möglichkeit bereitstellt – etwa ein Dienstgerät oder ein anderes Anmeldeverfahren. Fehlt diese Alternative, ist die Freiwilligkeit fraglich.

Auch die Einwilligungserklärung selbst gehört auf den Prüfstand. Beschäftigte müssen verständlich erfahren, wer welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet. Nach dem Bundesdatenschutzgesetz ist grundsätzlich eine schriftliche oder elektronische Einwilligung nötig, etwa per E-Mail oder durch das aktive Anklicken eines klar formulierten Feldes. Vorangekreuzte Kästchen, Schweigen oder bloßes Weiterbenutzen reichen nicht.
Zum freiwilligen Ja gehört auch die Möglichkeit, es zurück nehmen zu können. Beschäftigte müssen vorab erfahren, dass sie ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen können. Der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung. Das Gremium sollte sich deshalb zeigen lassen, wie dieser Weg praktisch funktioniert.

Bei verpflichtender Software, der Arbeitszeiterfassung oder der Kontrolle von Leistung und Verhalten muss dagegen zunächst geklärt werden, auf welcher Rechtsgrundlage die Daten verarbeitet werden dürfen. Betriebs- und Personalräte sollten sich begründen lassen, welche Daten tatsächlich benötigt werden, und ihre Beteiligungsrechte nutzen. Gegebenenfalls sind die zulässigen Nutzungen und ihre Grenzen in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung festzulegen.

Die Faustregel: Bei freiwilligen Zusatzangeboten kann eine Einwilligung passen. Für notwendige Arbeitsabläufe oder Beschäftigtenkontrolle ist sie dagegen regelmäßig nicht die passende Rechtsgrundlage. Entscheidend bleibt die tatsächliche Wahlfreiheit – nicht das Häkchen im Formular.