Klartext Datenschutz

Februar 2026
Beitrag aus dem Newsletter

Am frühen Montagmorgen im Emailpostfach des Betriebsrats:

„Hallo Betriebsrat, ihr verarbeitet vermutlich personenbezogene Daten von mir. Daher hätte ich gerne eine Liste mit allen Daten, die ihr über mich gespeichert habt.“

Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO gibt jeder Person das Recht zu erfahren, ob und welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden. Die Auskunft hat jedoch immer die verantwortliche Stelle zu erteilen, also die Arbeitgeberin oder die Behördenleitung.

Geht ein Auskunftsersuchen direkt beim Betriebs- oder Personalrat ein, ist dieser nicht die zuständige Adresse. Die anfragende Person sollte entsprechend darüber informiert werden, dass sie sich an die verantwortliche Stelle wenden muss.

Sobald das Auskunftsersuchen dort eingeht, beginnt eine Frist von einem Monat für die Beantwortung. Eine Fristverlängerung ist nur bei besonderer Komplexität oder bei einer Vielzahl von Anfragen zulässig.

Da nur der Betriebs- oder Personalrat weiß, welche personenbezogenen Daten er selbst verarbeitet, wird sich die verantwortliche Stelle im Rahmen der Bearbeitung an die Interessenvertretung wenden. Diese ist verpflichtet, nun selbst Auskunft zu erteilen. Da die Monatsfrist weiterläuft, besteht Zeitdruck für den Betriebsrat, die Informationen zu liefern. Spätestens jetzt wird deutlich, wie wichtig ein strukturierter Datenschutz ist, etwa durch ein gepflegtes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Art. 15 DSGVO legt fest, welche Inhalte eine Auskunft umfassen muss. Aus Sicht der Interessenvertretung betrifft dies ausschließlich die personenbezogenen Daten, die im Büro der Interessenvertretung verarbeitet werden. Für alle übrigen Daten ist die verantwortliche Stelle zuständig.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Informationen die Interessenvertretung zur Auskunft nach Art. 15 DSGVO beisteuern muss:

• Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet und zu welchen Zwecken?
  Hier ist Transparenz entscheidend. Datenminimierung wirkt sich positiv aus: Was nicht erhoben wird, muss nicht erklärt werden. Wichtig ist die klare Zuordnung einzelner Daten zu konkreten Zwecken, etwa Kommunikation, Durchführung von Wahlen, Mitwirkung im BEM, Kontrolle der Tarifumsetzung oder freiwillige Aktionen wie Geburtstagslisten.
• Wer sind die Empfänger der Daten?
  In der Regel sind dies die Mitglieder des Gremiums. Je nach Fall können personenbezogene Daten auch an weitere Stellen weitergegeben worden sein, etwa an die Schwerbehindertenvertretung, die Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV), das BEM-Team oder an Ausschüsse.
• Wie lange werden die Daten gespeichert?
  Die Speicherdauer richtet sich nach dem Zweck. Entfällt dieser, sind die Daten zu löschen. Für bestimmte Unterlagen gelten jedoch besondere Aufbewahrungsfristen, etwa im Zusammenhang mit Betriebsrats- oder Personalratswahlen.
• Erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung?
  Bei freiwilligen Angaben, etwa bei der erwähnten Geburtstagsliste, liegt regelmäßig eine Einwilligung vor. Diese kann jederzeit widerrufen werden.
• Woher stammen die Daten?
  Daten können direkt von der betroffenen Person stammen oder vom Arbeitgeber bzw. der Personalabteilung übermittelt worden sein.

Nachdem der Betriebsrat die relevanten Informationen zusammengestellt und an die verantwortliche Stelle weitergeleitet hat, sollte der Vorgang im eigenen Datenschutzhandbuch dokumentiert werden.