1. Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind Kosten, die dem Vermieter laufend entstehen. Es sind 17 Kostenarten in der Betriebskostenverordnung aufgeführt, unter anderem:

• Gebühren für Müllabfuhr und Wasserversorgung
• Kosten für den Hauswart
• Gartenpflege
• Gebäudereinigung
• Heizkosten
• Grundsteuer und Deichbeitrag
• Haftpflichtversicherung
• Sonstige Betriebskosten

2. Muss die Zahlung der Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart
    sein?

Ja. Dem Mieter können diese Kosten nur dann in Rechnung gestellt werden, wenn sie im Mietvertrag vereinbart wurden. Hierfür reicht der Hinweis, dass der Mieter die Betriebskosten zu tragen hat.

3. Welche Kosten kann der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen?

Als sonstige Betriebskosten hat der Mieter nur die Kosten zu zahlen, die im Mietvertrag konkret benannt werden, etwa für die Dachrinnenreinigung.
Verwaltungs- und Instandhaltungskosten können vom Mieter nie verlangt werden.

4. Wie verhält es sich mit der Betriebskostenvorauszahlung?

Haben die Mietparteien festgelegt, dass der Mieter neben der Grundmiete Betriebskosten übernimmt, wird üblicherweise eine monatliche Vorauszahlung auf die Kosten vereinbart. Diese muss der Vermieter jährlich neu abrechnen. Das Abrechnungsjahr ist nicht immer identisch mit dem Kalenderjahr. Mieter, die im Laufe des Abrechnungsjahres ausziehen, können keine Zwischenabrechnung verlangen. Sie müssen bis zum Ende des Abrechnungsjahres warten und erhalten dann eine zeitanteilige Abrechnung.

5. Wie muss die Betriebskostenabrechnung aussehen?

Die Abrechnung muss klar, verständlich und für den Mieter nachvollziehbar sein. Sie muss den Abrechnungszeitraum enthalten. Die Betriebskosten sind im Einzelnen aufzuführen und für jede Kostenart ist der Gesamtbetrag zu nennen. Der Mieter muss der Abrechnung entnehmen können, mit welchem Verteilerschlüssel die einzelnen Kosten auf ihn umgelegt werden. Die Abrechnung muss außerdem den auf den Mieter entfallenden Anteil für die einzelnen Kosten enthalten. Die im Abrechnungsjahr gezahlten Vorauszahlungen sind zu berücksichtigen und es ist das Ergebnis, also ein Guthaben oder eine Nachzahlung auszuweisen.

Erfüllt die Abrechnung diese Vorgaben nicht und ist sie dem Mieter nicht verständlich, ist sie formell unwirksam. Sie gilt als nicht existent. Eine daraus resultierende Nachzahlung muss nicht geleistet werden. Die Unwirksamkeit kann die gesamte Abrechnung oder auch nur einzelne Kosten betreffen. Die Abrechnung kann jedoch auch geringere Fehler enthalten, zum Beispiel die Umlage nicht vereinbarter Betriebskosten oder einen falschen Verteilermaßstab. In diesem Fall ist zwar der Fehler zu korrigieren, die Abrechnung bleibt jedoch wirksam.

6. Wann muss die Betriebskostenabrechnung vorliegen?

Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen. Versäumt er diese Ausschlussfrist, kann er über die bereits erhaltenen Vorauszahlungen hinaus keine Nachzahlung mehr verlangen. Außerdem kann der Vermieter eine rechtzeitig vorgelegte Abrechnung nach Ablauf dieser Jahresfrist nicht mehr zum Nachteil des Mieters korrigieren. 

7. Was muss man beachten, wenn man die Abrechnung des Vermieters
    reklamieren will?

Hat der Mieter Einwände gegen die Abrechnung, muss er diese ebenfalls innerhalb von zwölf Monaten nach deren Erhalt geltend machen. Das bedeutet jedoch nicht, dass er sich mit einer Nachzahlung immer ein Jahr Zeit lassen kann. Eine gesetzliche Frist für die Zahlung besteht zwar nicht. Bestehen keine Einwände, ist eine geforderte Nachzahlung aber wohl spätestens nach einem Monat zu begleichen.

8. Wie kann die Abrechnung überprüft werden?

Zur Überprüfung der Abrechnung kann der Mieter Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Unterlagen in den Räumen des Vermieters nehmen. Die Zusendung von Fotokopien kann er nur dann verlangen, wenn ihm die Einsichtnahme in den Räumen des Vermieters unzumutbar ist, etwa wenn der Vermieter in einer anderen Stadt wohnt. Für die Kopien kann der Vermieter von ihm 25 Cent pro Kopie verlangen.

9. Jahr 2022: Vorauszahlung höherer Nebenkosten?

Weniger Gas aus Russland führt dazu, dass Mieterinnen und Mieter sowie Vermieter mit erheblichen Mehrkosten für Heizung, Warmwasser und Strom rechnen müssen.

Die Nebenkostenvorauszahlungen im laufenden Kalenderjahr dürfen Vermieter auch unter diesen Umständen nicht erhöhen. 
Erst im nächsten Jahr – nach der Nebenkostenabrechnung – können sie Erhöhungen vornehmen, wenn die Vorauszahlungen deutlich nicht ausgereicht haben. Eine Erhöhung müssen sie aber rechtzeitig im Voraus in Textform ankündigen.

Eine Anpassung schon in diesem Jahr ist nur mit der Zustimmung der Mieter möglich. Sinnvoll könnte das sein, um allzu hohen Nachzahlungen zuvorzukommen.