Stand: Dezember 2023

1. Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind Kosten, die dem Vermieter oder der Vermieterin laufend entstehen. Es sind 17 Kostenarten in der Betriebskostenverordnung aufgeführt, unter anderem:

• Gebühren für Müllabfuhr und Wasserversorgung
• Kosten für den Hauswart
• Gartenpflege
• Gebäudereinigung
• Heizkosten
• Grundsteuer und Deichbeitrag
• Haftpflichtversicherung
• Sonstige Betriebskosten

2. Muss die Zahlung der Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart sein?

Ja. Dem Mieter oder der Mieterin können diese Kosten nur dann in Rechnung gestellt werden, wenn sie im Mietvertrag vereinbart wurden. Hierfür reicht der Hinweis, dass der oder die Mietende die Betriebskosten zu tragen hat.

3. Welche Kosten kann der Vermieter oder die Vermieterin nicht auf den Mieter oder die Mieterin umlegen?

Als sonstige Betriebskosten hat der oder die Mietende nur die Kosten zu zahlen, die im Mietvertrag konkret benannt werden, etwa für die Dachrinnenreinigung.
Verwaltungs- und Instandhaltungskosten können vom Mieter oder der Mieterin nie verlangt werden.

4. Wie verhält es sich mit der Betriebskostenvorauszahlung?

Haben die Mietparteien festgelegt, dass der oder die Mietende neben der Grundmiete Betriebskosten übernimmt, wird üblicherweise eine monatliche Vorauszahlung auf die Kosten vereinbart. Diese muss der Vermieter oder die Vermieterin jährlich neu abrechnen. Das Abrechnungsjahr ist nicht immer identisch mit dem Kalenderjahr. Mietende, die im Laufe des Abrechnungsjahres ausziehen, können keine Zwischenabrechnung verlangen. Sie müssen bis zum Ende des Abrechnungsjahres warten und erhalten dann eine zeitanteilige Abrechnung.

5. Wie muss die Betriebskostenabrechnung aussehen?

Die Abrechnung muss klar, verständlich und für den Mieter oder die Mieterin nachvollziehbar sein. Sie muss den Abrechnungszeitraum enthalten. Die Betriebskosten sind im Einzelnen aufzuführen und für jede Kostenart ist der Gesamtbetrag zu nennen. Der Mieter oder die Mieterin muss der Abrechnung entnehmen können, mit welchem Verteilerschlüssel die einzelnen Kosten auf ihn oder sie umgelegt werden. Die Abrechnung muss außerdem den auf den Mieter oder die Mieterin entfallenden Anteil für die einzelnen Kosten enthalten. Die im Abrechnungsjahr gezahlten Vorauszahlungen sind zu berücksichtigen und es ist das Ergebnis, also ein Guthaben oder eine Nachzahlung auszuweisen.

Erfüllt die Abrechnung diese Vorgaben nicht und ist sie dem oder der Mietenden nicht verständlich, ist sie formell unwirksam. Sie gilt als nicht existent. Eine daraus resultierende Nachzahlung muss nicht geleistet werden. Die Unwirksamkeit kann die gesamte Abrechnung oder auch nur einzelne Kosten betreffen. Die Abrechnung kann jedoch auch geringere Fehler enthalten, zum Beispiel die Umlage nicht vereinbarter Betriebskosten oder einen falschen Verteilermaßstab. In diesem Fall ist zwar der Fehler zu korrigieren, die Abrechnung bleibt jedoch wirksam.

6. Wann muss die Betriebskostenabrechnung vorliegen?

Der Vermieter oder die Vermieterin muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen. Versäumt er oder sie diese Ausschlussfrist, kann er oder sie über die bereits erhaltenen Vorauszahlungen hinaus keine Nachzahlung mehr verlangen. Außerdem kann der oder die Vermietende eine rechtzeitig vorgelegte Abrechnung nach Ablauf dieser Jahresfrist nicht mehr zum Nachteil des Mieters oder der Mieterin korrigieren. 

7. Was muss man beachten, wenn man die Abrechnung des Vermieters oder der Vermieterin reklamieren will?

Hat der oder die Mietende Einwände gegen die Abrechnung, muss er oder sie diese ebenfalls innerhalb von zwölf Monaten nach deren Erhalt geltend machen. Das bedeutet jedoch nicht, dass er oder sie sich mit einer Nachzahlung immer ein Jahr Zeit lassen kann. Eine gesetzliche Frist für die Zahlung besteht zwar nicht. Bestehen keine Einwände, ist eine geforderte Nachzahlung aber wohl spätestens nach einem Monat zu begleichen.

8. Wie kann die Abrechnung überprüft werden?

Zur Überprüfung der Abrechnung kann der Mieter oder die Mieterin Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Unterlagen in den Räumen des Vermietenden nehmen. Die Zusendung von Fotokopien kann er nur dann verlangen, wenn ihm die Einsichtnahme in den Räumen des Vermieters oder der Vermieterin unzumutbar ist, etwa wenn der oder die Vermietende in einer anderen Stadt wohnt. Für die Kopien kann der oder die Vermietende von ihm oder ihr 25 Cent pro Kopie verlangen.

9. Darf der Vermieter die Nebenkostenvorauszahlung erhöhen?

Die Nebenkostenvorauszahlungen im laufenden Kalenderjahr dürfen Vermietende nicht erhöhen. 
Erst im nächsten Jahr – nach der Nebenkostenabrechnung – können sie Erhöhungen vornehmen, wenn die Vorauszahlungen deutlich nicht ausgereicht haben. Eine Erhöhung müssen sie aber rechtzeitig im Voraus in Textform ankündigen.

Eine Anpassung schon in diesem Jahr ist nur mit der Zustimmung der Mieterinnen und Mieter möglich. Sinnvoll könnte das sein, um allzu hohen Nachzahlungen zuvorzukommen.