Arbeiten muss heute nicht mehr immer im Betrieb stattfinden. Viele Beschäftigte arbeiten ganz oder teilweise von zu Hause oder von unterwegs. Dafür werden im Alltag verschiedene Begriffe benutzt, zum Beispiel „Homeoffice“, „mobiles Arbeiten“ oder „remote work”. Gemeint ist damit meist: die Arbeit findet außerhalb des Betriebes statt.
Wichtig ist: Je nach Art der Arbeit außerhalb des Betriebs gelten unterschiedliche Regeln. Außerdem ist es möglich, zwischen Arbeit im Betrieb und Arbeit außerhalb zu wechseln. Gesetzlich definiert ist bisher nur die „Telearbeit" im Sinne der Arbeitsstättenverordnung. Wenn Ihr Betrieb diese Regelung anwendet, richtet er Ihnen zu Hause einen Arbeitsplatz ein – das heißt, Sie bekommen Technik, Kommunikationsmittel und Möbel gestellt. Außerdem ist die Arbeitszeit genau geregelt.
Gibt es einen Anspruch auf Homeoffice?
Aktuell gibt es keinen gesetzlichen, einklagbaren Anspruch auf Homeoffice. Ein Anspruch kann sich allerdings aus einer individuellen Vereinbarung, Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag ergeben.
Muss ich im Homeoffice immer erreichbar sein?
Während der vereinbarten Arbeitszeit müssen Sie über die im Betrieb gängigen Kommunikationswege erreichbar sein – zum Beispiel per E-Mail, Telefon oder Chat. Wenn es im Betrieb dazu keine allgemeinen Vereinbarungen gibt, sollten Sie mit Ihrem Arbeitgeber dringend eine schließen. So vermeiden Sie eine Entgrenzung der Arbeit und entgehen dem Druck, (vermeintlich) ständig erreichbar sein zu müssen.
Was darf der Arbeitgeber?
Kann mein Arbeitgeber mich ins Homeoffice schicken oder wieder zurückholen?
Grundsätzlich gilt: Niemand muss gegen seinen Willen im Homeoffice arbeiten. Umgekehrt gibt es auch kein automatisches Recht auf Homeoffice. Etwas anderes gilt, wenn Sie mit Ihrem Arbeitgeber bereits eine Vereinbarung dazu getroffen haben. Darin kann festgelegt sein, dass im Homeoffice gearbeitet wird – oder auch, dass Ihr Arbeitgeber dies anordnen darf.
Sinnvoll ist es, genau zu regeln, an welchen Tagen von zu Hause gearbeitet wird. So lassen sich Missverständnisse und Streit vermeiden. Beschäftigte können nicht allein entscheiden, wann sie im Homeoffice arbeiten.
Eine Rückkehr aus dem Homeoffice in den Betrieb ist jederzeit möglich, wenn beide Seiten einverstanden sind.
Darf mein Arbeitgeber meine Wohnung betreten?
Nein. Die Wohnung ist privat und besonders geschützt. Ohne Ihre Zustimmung darf der Arbeitgeber Ihre Wohnung nicht betreten, zum Beispiel um Ihre Arbeit zu kontrollieren oder den Arbeitsplatz zu überprüfen.
In der Regel kann der Arbeitgeber seine Pflichten auch erfüllen, indem er Informationen abfragt und Hinweise gibt. Sie müssen dabei ehrlich Auskunft geben.
Eine Ausnahme gilt nur, wenn ausdrücklich vereinbart wurde, dass der Arbeitgeber einen festen Arbeitsplatz zu Hause einrichtet (Telearbeit). In diesem Fall kann es notwendig sein, den Zutritt zur Wohnung einmalig für die Einrichtung zu erlauben.
Arbeitsschutz
Auch beim Arbeiten von zu Hause muss der Arbeitgeber darauf achten, dass Sie gesund und sicher arbeiten können. Die Arbeit soll so organisiert sein, dass Gefahren für Körper und Psyche möglichst vermieden werden.
Die Regeln zur Arbeitszeit gelten auch im Homeoffice. Das heißt zum Beispiel: Es gibt feste Höchstarbeitszeiten und grundsätzlich arbeitsfreie Sonn- und Feiertage. Das gilt auch dann, wenn Sie Ihre Arbeitszeit selbst einteilen dürfen.
Wenn der Arbeitgeber zu Hause einen festen Arbeitsplatz vollständig einrichtet (Telearbeit), gelten zusätzliche Anforderungen. Dazu gehört unter anderem:
- Der Arbeitsplatz muss ergonomisch gestaltet sein.
- Der Arbeitgeber muss prüfen, ob es mögliche Gefahren gibt.
- Beschäftigte müssen dazu informiert und angeleitet werden.
Noch nicht eindeutig geklärt ist, ob diese zusätzlichen Regeln auch dann gelten, wenn der Arbeitsplatz zu Hause nicht vollständig vom Arbeitgeber eingerichtet wurde.
Für das Homeoffice gelten außerdem keine festen Vorgaben zur Raumtemperatur. Das bedeutet: Der Arbeitgeber ist in der Regel nicht verpflichtet, an sehr heißen Tagen für Kühlung oder andere Maßnahmen in der Wohnung zu sorgen.
Welche Tätigkeiten im Homeoffice sind durch die gesetzliche Unfallversicherung geschützt?
Unfälle im Homeoffice sind versichert, wenn sie direkt mit der Arbeit zusammenhängen. Dazu zählen zum Beispiel Wege innerhalb der Wohnung, die für die Arbeit notwendig sind – etwa zum Drucker oder zu Arbeitsunterlagen.
Nicht versichert sind dagegen private Wege, zum Beispiel zur Küche oder zur Kaffeemaschine.
Seit 2021 gilt: Wer von zu Hause oder von einem anderen Ort aus arbeitet, ist grundsätzlich genauso unfallversichert wie im Betrieb.
Der Versicherungsschutz wurde außerdem erweitert: Auch Wege, die Beschäftigte im Homeoffice zur Betreuung ihrer Kinder zurücklegen, zum Beispiel zur Kita oder Tagespflege, stehen unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung.
Kosten im Homeoffice
Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die Arbeitsmittel bereitstellen, die für die Arbeit nötig sind – das gilt auch im Homeoffice. Dazu gehören zum Beispiel Computer, Bildschirm oder Arbeitssoftware.
Wenn Sie sich selbst Arbeitsmittel kaufen, kann der Arbeitgeber auch dann die Kosten ganz oder teilweise erstatten. Die Frage ist, ob die Anschaffung vor allem für die Arbeit notwendig war. Um Streit zu vermeiden, sollten Sie schon vor dem Kauf mit Ihrem Arbeitgeber klären, wer die Kosten übernimmt.
In bestimmten Fällen kann der Arbeitgeber auch einen Anteil an Miete und Nebenkosten übernehmen. In der Praxis ist das jedoch oft schwer zu berechnen und nachzuweisen. Deshalb ist es sinnvoll, eine feste Pauschale mit dem Arbeitgeber zu vereinbaren.
Steuererklärung
Unter welchen Voraussetzungen kann ich mein Arbeitszimmer absetzen?
Ein Arbeitszimmer wird steuerlich nur anerkannt, wenn es ein eigener, abgeschlossener Raum ist, der fast ausschließlich zum Arbeiten genutzt wird. Ein Arbeitsplatz am Esstisch oder im Wohnzimmer zählt nicht.
Außerdem muss das Arbeitszimmer der Hauptort der beruflichen Tätigkeit sein. Nur dann können anteilig Kosten für Miete, Nebenkosten oder das eigene Haus geltend gemacht werden.
Statt die Anteile zu berechnen, können Sie auch eine monatliche Pauschale von 105 Euro nutzen.
Das Finanzamt prüft diese Voraussetzungen genau. Eine Bescheinigung des Arbeitgebers kann hilfreich sein. Wenn Sie sich unsicher sind, lassen Sie sich gern von uns beraten.
Und wenn ich sowohl im Betrieb als auch im Homeoffice arbeite?
Wenn Sie überwiegend im Betrieb arbeiten, können Sie in der Regel kein Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Stattdessen können Sie für Tage, an denen Sie ausschließlich im Homeoffice gearbeitet haben, eine Tagespauschale von 6 Euro nutzen.
Gibt es für die Tätigkeit keinen anderen Arbeitsplatz (etwa bei Lehrkräften), kann die Pauschale auch dann gelten, wenn zusätzlich ein anderer Arbeitsort aufgesucht wurde (die Schule).
Was ist mit der Einrichtung im Homeoffice oder Arbeitszimmer?
Arbeitsmittel wie Computer, Drucker, Schreibtisch oder Bürostuhl können steuerlich geltend gemacht werden, auch ohne anerkanntes Arbeitszimmer.
Wer Arbeitsmittel sowohl beruflich als auch privat nutzt, kann nur den beruflichen Anteil ansetzen. Je mehr sie für die Arbeit genutzt werden, desto höher fällt der anerkannte Anteil aus.
Gegenstände bis 800 Euro netto (952 Euro inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer) können sofort voll angesetzt werden. Teurere Anschaffungen werden auf mehrere Jahre verteilt.
Telefon- und Internetkosten können anteilig berücksichtigt werden oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Workation – Homeoffice im Urlaub
Für viele Berufstätige ist das Arbeiten aus dem Homeoffice zum Standard geworden. In der Urlaubszeit fragen Beschäftigte an, ob man die Arbeit mit dem Urlaub verbinden kann. Workation nennt sich dabei das neue Modell, bei dem Arbeit (Work) mit Urlaub (Vacation) verbunden wird. Wie das rechtlich überhaupt zusammenpasst und worauf im Einzelfall zu achten ist, beantworten wir Ihnen mit den nachfolgenden FAQs.
Kann ich Urlaub machen und zugleich arbeiten? Könnte ich zum Beispiel morgens ein paar Stunden arbeiten und danach im Urlaub sein?
Das ist in der Regel nicht möglich. Das Bundesurlaubsgesetz (§ 3 Abs. 1 BUrlG) sieht lediglich die tageweise und nicht stundenweise Gewährung von Urlaub vor, solange Beschäftige noch Anspruch auf mindestens einen vollen Urlaubstag haben. Für tariflichen Mehrurlaub kann nach dem anwendbaren Tarifvertrag etwas anderes gelten.
Unter welchen Voraussetzungen kann ich statt von zu Hause aus im Ausland arbeiten?
Bei der Arbeit von zu Hause (Homeoffice) ist der vereinbarte Leistungsort der Beschäftigten der häusliche Arbeitsplatz. Vereinbarungen über den Arbeitsort lassen sich nicht einseitig ändern. Soll die Arbeit beispielsweise im Anschluss an einen Urlaub im Urlaubsland erfolgen, bedarf es daher der Zustimmung des Arbeitgebers.
Wie sieht es mit der Sozialversicherung aus? Bin ich in Deutschland sozialversichert, wenn ich auf eigenen Wunsch im Homeoffice im Ausland bin?
Die Frage nach der Sozialversicherung hängt zum einen davon ab, in welchem Land sich Ihr ausländisches Homeoffice befindet und zum anderen, in welchem zeitlichen Umfang Sie im ausländischen Homeoffice tätig sind:
Arbeiten Sie im Ausland außerhalb der EU im Homeoffice, kommt es hinsichtlich des anwendbaren Sozialversicherungsrechts auf das jeweilige Abkommen zwischen den Staaten an. Es empfiehlt sich daher diesbezüglich einen individuellen Rat einzuholen, welches Sozialversicherungssystem auf Ihr Arbeitsverhältnis Anwendung findet.
Arbeiten Sie innerhalb der EU (inklusive Schweiz, Island, Liechtenstein und Norwegen, exklusive Dänemark) spontan, unregelmäßig und für kurze Zeit im ausländischen Homeoffice, ist die Rechtslage unklar. Es sollte daher vorab eine Klärung mit der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) beziehungsweise beim Spitzenverband Bund der Krankenkassen herbeigeführt und dort gegebenenfalls eine Ausnahmegenehmigung beantragt werden.
Arbeiten Sie innerhalb der EU (inklusive Schweiz, Island, Liechtenstein und Norwegen, exklusive Dänemark) regelmäßig in Deutschland und im ausländischen Homeoffice, findet das deutsche Sozialversicherungsrecht auf Ihr Arbeitsverhältnis Anwendung, wenn mindestens 25 Prozent der Tätigkeit in Deutschland erfolgen oder der Arbeitgeber seinen Sitz in Deutschland hat und die jeweiligen Beschäftigten in Deutschland wohnen. Auch in diesen Fällen kann die DVKA beziehungsweise der Spitzenverband der Krankenkassen Bund verbindlich über das anwendbare Sozialversicherungssystem entscheiden.
Seit 1. Juli 2023 kann aufgrund einer Rahmen-Vereinbarung einiger Mitgliedstaaten der EU auf Antrag auch bei grenzüberschreitendem Homeoffice von bis zu unter 50 Prozent das Sozialversicherungsrecht des Mitgliedstaats, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat, für anwendbar erklärt werden (EU-Rahmenübereinkommen über die Anwendung von Art. 16 Abs. 1 Verordnung (EG) Nr. 883/2004). Diese Regelung gilt derzeit in Belgien, Deutschland, Finnland, Frankreich, Kroatien, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Schweden, Schweiz, Slowakische Republik, Spanien und Tschechische Republik und ist zunächst befristet auf fünf Jahre.
Soll trotz grenzüberschreitender Telearbeit von bis unter 50 Prozent weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Beschäftigungsstaates Anwendung finden, so kann bei der DVKA ein Antrag auf Anwendbarkeit des deutschen Sozialversicherungsrechts gestellt werden.
Wenn Sie in einem EU-Mitgliedstaat tätig werden, ohne dessen Sozialversicherungssystem zu unterfallen, benötigen Sie eine sogenannte A1-Bescheinigung zum Nachweis ihrer Sozialversicherung in Ihrem Heimatstaat.
Was ist hinsichtlich der Steuern beim Homeoffice im Ausland zu beachten?
Ob eine (zusätzliche) Steuerpflicht im Ausland entsteht, hängt davon ab, in welchem zeitlichen Umfang sie im Ausland tätig sind:
Eine kurzfristige Tätigkeit (bis 183 Tage pro Jahr) im ausländischen Homeoffice hat zumeist keine Auswirkung auf die Verpflichtung eines inländischen Arbeitgebers zum Lohnsteuerabzug, wenn Beschäftigte weiterhin nur in Deutschland steuerlich ansässig sind.
Eine regelmäßige Tätigkeit im Homeoffice im Ausland hat Auswirkungen auf die Verpflichtung des inländischen Arbeitgebers zum Lohnsteuerabzug, wenn Arbeitnehmer*innen hierdurch im Ausland steuerlich ansässig werden. Von einer steuerlichen Ansässigkeit ist in der Regel bei einer Tätigkeit von über 183 Tagen pro Jahr im Ausland auszugehen. Es besteht dann eine Steuerpflicht in beiden Ländern.
Einzelheiten hierzu sind unter Berücksichtigung des jeweiligen ausländischen Steuerrechts und der einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommen nur im Rahmen einer individuellen Beratung in Hinblick auf das konkrete Land klärbar. Wenden Sie sich hierzu gerne an unsere Steuerberatungsabteilung.
Findet deutsches Arbeitsrecht Anwendung, wenn ich im Homeoffice im Ausland bin?
Auch die Frage nach dem anwendbaren Recht richtet sich nach dem zeitlichen Umfang der Tätigkeit im ausländischen Homeoffice:
Ein nur vorübergehendes Homeoffice im Ausland hat grundsätzlich keinen Einfluss auf den gewöhnlichen Beschäftigungsort und damit auf das anzuwendende Recht.
Beschäftigte, die ausschließlich oder mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit im Homeoffice im Ausland erbringen, unterliegen in der Regel nicht dem deutschen Arbeitsrecht.
Bei einer Tätigkeit im Homeoffice im Ausland mit weniger als der Hälfte der Arbeitszeit kann jedoch ausnahmsweise das ausländische Recht zur Anwendung kommen, wenn das Homeoffice im Ausland den Mittelpunkt der Beschäftigung bildet.
Wird die Arbeitsleistung sowohl im Inland, als auch im Ausland erbracht, kann die Bestimmung des gewöhnlichen Arbeitsortes mitunter schwierig sein. Daher ist es empfehlenswert, im Einzelfall Beratung hierzu einzuholen. Bereits im Vorfeld besteht für Beschäftigte die Möglichkeit, im Rahmen einer sogenannten Rechtswahlvereinbarung gemeinsam zu bestimmen, welches Arbeitsrecht bei Arbeit im Ausland zur Anwendung kommen soll.
