Was sind Betriebskosten?
Betriebskosten sind Kosten, die Vermieter*innen laufend entstehen. Es sind 17 Kostenarten in der Betriebskostenverordnung aufgeführt, unter anderem:
- Gebühren für Müllabfuhr und Wasserversorgung
- Kosten für den Hauswart
- Gartenpflege
- Gebäudereinigung
- Heizkosten
- Grundsteuer und Deichbeitrag
- Haftpflichtversicherung
- sonstige Betriebskosten
Was muss im Mietvertrag vereinbart sein?
Mieter*innen können diese Betriebskosten nur dann in Rechnung gestellt werden, wenn sie im Mietvertrag vereinbart wurden. Hierfür reicht der Hinweis, dass der oder die Mietende die Betriebskosten zu tragen hat.
Welche Kosten können Vermietende nicht umlegen?
Als sonstige Betriebskosten hat der oder die Mietende nur die Kosten zu zahlen, die im Mietvertrag konkret benannt werden, etwa für die Dachrinnenreinigung. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten können vom Mieter oder der Mieterin nie verlangt werden.
Betriebskostenvorauszahlung
Haben die Mietparteien festgelegt, dass der oder die Mietende neben der Grundmiete Betriebskosten übernimmt, wird üblicherweise eine monatliche Vorauszahlung auf die Kosten vereinbart. Diese muss der Vermieter oder die Vermieterin jährlich neu abrechnen. Das Abrechnungsjahr ist nicht immer identisch mit dem Kalenderjahr. Mietende, die im Laufe des Abrechnungsjahres ausziehen, können keine Zwischenabrechnung verlangen. Sie müssen bis zum Ende des Abrechnungsjahres warten und erhalten dann eine zeitanteilige Abrechnung.
Wie muss die Betriebskostenabrechnung aussehen?
Die Abrechnung muss klar, verständlich und für Mietende nachvollziehbar sein. Sie muss den Abrechnungszeitraum enthalten. Die Betriebskosten sind im Einzelnen aufzuführen. Für jede Kostenart ist der Gesamtbetrag zu nennen. Mietende müssen muss der Abrechnung entnehmen können, mit welchem Verteilerschlüssel die einzelnen Kosten auf sie umgelegt werden. Die Abrechnung muss außerdem den auf die Mietenden entfallenden Anteil für die einzelnen Kosten enthalten. Die im Abrechnungsjahr gezahlten Vorauszahlungen sind zu berücksichtigen. Das Ergebnis ist als Guthaben oder Nachzahlung auszuweisen.
Erfüllt die Abrechnung diese Vorgaben nicht und ist sie dem oder der Mietenden nicht verständlich, ist sie formell unwirksam. Sie gilt als nicht existent. Eine daraus resultierende Nachzahlung muss nicht geleistet werden. Die Unwirksamkeit kann die gesamte Abrechnung oder auch nur einzelne Kosten betreffen. Die Abrechnung kann jedoch auch geringere Fehler enthalten, zum Beispiel die Umlage nicht vereinbarter Betriebskosten oder einen falschen Verteilermaßstab. In diesem Fall ist zwar der Fehler zu korrigieren, die Abrechnung bleibt jedoch wirksam.
Wann muss die Betriebskostenabrechnung vorliegen?
Vermieter*innen muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen. Wird diese Ausschlussfrist versäumt, können sie über die bereits erhaltenen Vorauszahlungen hinaus keine Nachzahlung mehr verlangen. Außerdem kann der oder die Vermietende eine rechtzeitig vorgelegte Abrechnung nach Ablauf dieser Jahresfrist nicht mehr zum Nachteil der Mietenden korrigieren.
Prüfung und Reklamation
Zur Überprüfung der Abrechnung können Mietende in den Räumen des Vermietenden Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Unterlagen nehmen. Die Zusendung von Fotokopien kann er nur dann verlangen, wenn ihm die Einsichtnahme in den Räumen des Vermietenden unzumutbar ist, etwa wenn dieser in einer anderen Stadt wohnt. Für die Kopien kann 25 Cent pro Kopie verlangt werden.
Hat der oder die Mietende Einwände gegen die Abrechnung, muss er oder sie diese ebenfalls innerhalb von zwölf Monaten nach deren Erhalt geltend machen. Das bedeutet jedoch nicht, dass er oder sie sich mit einer Nachzahlung immer ein Jahr Zeit lassen kann. Eine gesetzliche Frist für die Zahlung besteht zwar nicht. Bestehen keine Einwände, ist eine geforderte Nachzahlung aber wohl spätestens nach einem Monat zu begleichen.
Dürfen Vermietende die Nebenkostenvorauszahlung erhöhen?
Die Nebenkostenvorauszahlungen im laufenden Kalenderjahr dürfen Vermietende nicht erhöhen. Erst im nächsten Jahr – nach der Nebenkostenabrechnung – können sie Erhöhungen vornehmen, wenn die Vorauszahlungen deutlich nicht ausgereicht haben. Eine Erhöhung müssen sie aber rechtzeitig im Voraus in Textform ankündigen. Eine Anpassung schon in diesem Jahr ist nur mit der Zustimmung der Mietenden möglich. Sinnvoll könnte das sein, um allzu hohen Nachzahlungen zuvorzukommen.
