Text: Hanna Mollenhauer
Juristische Beratung: Torsten Kleine
Foto: Kay Michalak
27. Dezember 2022

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind Kosten des Ver­mieters, etwa Gebühren für Müllabfuhr, Kosten für Gebäudereinigung, Grundsteuer und Deichbeitrag, Heizkosten und Haftpflichtversicherung. Sonstige Betriebskosten, wie zum Beispiel für Dachrinnenreinigung, müssen konkret im Mietvertrag benannt sein. Verwaltungs- und Instandhaltungs­kosten ­können vom Mieter nie verlangt werden.

Muss die Zahlung im ­ Mietvertrag vereinbart sein?

Ja. Hierfür reicht der Hinweis, dass der Mieter die Betriebskosten zu tragen hat.

Wie verhält es sich mit der Vorauszahlung?

Üblicherweise wird eine monatliche Vorauszahlung vereinbart. Diese muss der Vermieter jährlich neu abrechnen. Das Abrechnungsjahr ist nicht immer identisch mit dem Kalenderjahr. ­Mieter, die im Laufe des Abrechnungsjahres ausziehen, müssen bis zum Ende des Abrechnungsjahres ­warten und erhalten dann eine zeitanteilige Abrechnung.

Wie muss die Abrechnung aussehen?

Die Abrechnung muss klar, verständlich und für den Mieter nachvoll­ziehbar sein. Sie muss den Abrechnungs­zeitraum enthalten. Die Betriebs­kosten sind im Einzelnen aufzuführen und für jede Kostenart ist der Gesamt­betrag zu nennen. Der Mieter muss der Abrechnung entnehmen können, mit ­welchem Verteilerschlüssel die einzelnen ­Kosten auf ihn umgelegt werden. Sie muss außerdem den auf den ­Mieter ent­fallenden Anteil für die einzelnen ­Kosten enthalten. Die im Abrechnungsjahr gezahlten Vorauszahlungen sind zu berücksichtigen und es ist das Er­­gebnis, also ein Guthaben oder eine Nachzahlung, auszuweisen.

Wann muss sie vorliegen?

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er über die bereits erhaltenen Vorauszahlungen hinaus keine Nachzahlung mehr verlangen. Außerdem kann der Vermieter eine rechtzeitig vorgelegte Abrechnung nach Ablauf der Jahresfrist nicht mehr zum Nachteil des Mieters korrigieren.

Wie kann die Abrechnung reklamiert werden?

Der Mieter muss seine Einwände innerhalb von zwölf Monaten geltend machen.

Wie kann die Abrechnung überprüft werden?

Zur Überprüfung kann der Mieter Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Unterlagen in den Räumen des Vermieters nehmen. Die Zusendung von Fotokopien kann er nur dann verlangen, wenn das unzumutbar ist, etwa wenn der Vermieter in einer ­anderen Stadt wohnt. Für die Kopien kann der Vermieter von ihm Kopierkosten ­verlangen.

Darf der Vermieter die ­ Vorauszahlungen erhöhen?

Im laufenden Kalenderjahr nicht. Erst im nächsten Jahr – nach der Betriebskostenabrechnung – kann er Erhöhun­gen vornehmen, wenn die Vorauszahlungen deutlich nicht ausgereicht haben. Eine Erhöhung müssen sie aber rechtzeitig im Voraus in Textform ankündigen. Eine Anpassung zwischendurch ist nur mit der Zustimmung der Mieter möglich. Sinnvoll könnte das sein, um allzu hohen Nachzahlungen zuvorzukommen.