Dirk Schröder, Betriebsratsvorsitzender der Ge.on Betriebliches Gesundheitsmanagement GmbH, berichtet über seine Erfahrungen mit virtuellen Betriebsversammlungen.

Fragen: Suse Lübker | Foto: iStock

Wie kam es zu der Entscheidung, die Betriebsversammlung in Ihrem Unternehmen virtuell durchzuführen?

Normalerweise führen wir die Betriebsversammlung immer mit persönlicher Anwesenheit durch, hätten aber in Coronazeiten große Schwierigkeiten gehabt, überhaupt einen ausreichend großen Raum zu finden.

Wie haben Sie die Versammlung geplant? Haben alle gemeinsam an einem Termin teilgenommen?

Wir haben drei Termine angeboten, um die Teilnahme für Kolleginnen und Kollegen möglich zu machen, auch die, die teilzeitbeschäftigt sind. An allen drei Terminen haben wir die identischen Inhalte vermittelt und bei jedem Termin waren mindestens drei bis vier Betriebsräte dabei. Die Mitarbeiter wurden per Mail über die drei Termine informiert und eingeladen.

Wie war die Resonanz der Mitarbeitenden?

Die Akzeptanz war sehr hoch bei den Kolleginnen und Kollegen, von 130 haben circa 95 teilgenommen – das war eine gute Quote. Auch die Rückmeldungen, die wir hinterher bekommen haben, waren sehr positiv. Wir arbeiten ja sehr dezentral und verbinden unsere Betriebsversammlungen sonst immer mit Mitarbeitertagen. Die haben allerdings wegen Corona nicht stattgefunden und die Kolleginnen und Kollegen war sehr froh, dass sie nicht extra anreisen mussten, das wäre ja sehr aufwändig gewesen. Diese Lösung war für alle sehr praktikabel.

Mit welchem System haben Sie die Betriebsversammlung durchgeführt?

Wir haben Microsoft Teams im Einsatz, damit arbeiten wir schon seit Beginn der Coronaphase. Das System wurde von unserem Datenschutzbeauftragten geprüft und freigegeben für solche Veranstaltungen. Die meisten Kolleginnen und Kollegen arbeiten inzwischen routinemäßig mit Videokonferenzen.

Wie liefen die Sitzungen ab?

Wir haben vorher allgemeine Regeln per E-Mail kommuniziert, haben darüber informiert, dass es einen Moderator gibt und die Teilnehmenden auch Wortmeldungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten machen können – das hat gut geklappt. Wir hatten noch jemanden, der das Zeitmanagement übernommen hat. Am Ende gab es noch ein Zeitfenster, in dem auch Themen, die nicht auf der Tagesordnung standen, besprochen werden konnten. Die Mitarbeiter haben teilweise aus dem Homeoffice und teilweise aus dem Büro teilgenommen.

Der Unterschied zu einer normalen Betriebsversammlung war gar nicht so groß – wir haben das genauso wie sonst auch gemacht. Atmosphärisch ist es aber schon schöner, wenn man sich persönlich trifft.

Gab es eine Dokumentation oder eine Aufzeichnung für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten?

Eine Aufzeichnung gab es nicht, aber wir haben die Präsentation mit den wesentlichen Thesen der Betriebsversammlung für alle zugänglich ins Intranet gestellt.

Werden Sie auch in Zukunft Betriebsversammlungen online durchführen?

Die nächste Betriebsversammlung im November wird wahrscheinlich ebenfalls virtuell stattfinden.

Was würden Sie Betrieben empfehlen, die zukünftig ihre Betriebsversammlungen virtuell durchführen möchten?

Entscheidend ist, dass Mitarbeitende einen Zugang zu einem Laptop oder Computer haben oder ein Firmenhandy besitzen und eine gute Internetverbindung mit ausreichendem Datenvolumen haben. Das ist ja nicht an jedem Arbeitsplatz der Fall, für ein Industrieunternehmen zum Beispiel ist das schwierig. Da kann ich mir eher vorstellen, dass Teilbetriebsversammlungen mit persönlicher Anwesenheit praktikabler sind. Eine Möglichkeit sind Gruppenveranstaltungen im Unternehmen, allerdings müssten dafür Konferenzräume vorhanden sein, die mit großen Monitoren, Kamera und Mikrophon ausgestattet sind, sodass alle die Möglichkeit haben, sich mit Wortbeiträgen zu beteiligen.

Gerade jetzt in der Krise haben wir ja gemerkt, wie wichtig es ist, dass Firmen technisch gut ausgestattet sind. Deutschland hängt da ja noch sehr hinterher.

Sind virtuelle Betriebsversammlungen ihrer Meinung nach eine gute Alternative zu Präsenzveranstaltungen?

Sie können und sollten sicher den persönlichen Kontakt nicht vollständig ersetzen. Aber für die Informationen, die auf einer Betriebsversammlung vermittelt werden, kann man das Medium gut nutzen. Es gibt aber andere Qualitäten der menschlichen Kommunikation, die zwangsläufig auf der Strecke bleiben, weil man nicht alle gleichzeitig sieht und nicht alle Reaktionen wahrnimmt. Wenn ich vor der Kamera stehe und den Bericht des Betriebsrates vorstelle, fühlt sich das ganz anders an, als wenn ich vor 100 Leuten stehe. Eine persönliche Begegnung hat einfach eine ganz andere Qualität als eine Onlinesitzung.