Büro in der Wolke

Die Cloud-Variante von Microsoft Office

Immer mehr Unternehmen nutzen die Cloud-Variante von Microsoft Office: Office 365 soll die Arbeit erleichtern und die Produktivität steigern. Doch es können auch Leistungen analysiert werden. Die Einführung ist deshalb mitbestimmungspflichtig.

Text: Janet Binder – Foto: Kay Michalak

Seit Microsoft vor sieben Jahren Office 365 auf den Markt gebracht hat, wird die Bürosoftware aus der Cloud (engl.: Wolke) in immer mehr Betrieben und Dienststellen eingesetzt. Kein Wunder – verspricht  die Cloud-Variante von Microsoft Office doch eine schöne neue Arbeitswelt: Die bereits aus der bisherigen Office-Welt bekannten Programme und Tools wie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook bleiben bestehen, werden aber auf einen externen Server verlagert. So können Dokumente und Projekte von allen Beschäftigten in Echtzeit bearbeitet und verwaltet werden. Dafür muss man nicht einmal im Büro sitzen, denn durch die Cloud-Anbindung sind alle Dateien, Termine oder Kontakte jederzeit und auf jeder Art von Endgerät verfügbar.

„Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, […] mitzubestimmen bei Einführung und Abwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder  die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.“
Betriebsverfassungsgesetz, § 87 Mitbestimmungsrechte

Genutzt wird Office 365 von Unternehmen jeder Größe und Branche. „Die Software wird – wenn sie es nicht schon ist – sicher Standard werden“, sagt Berater Moritz Hanke aus der Abteilung „Mitbestimmung und Technologieberatung“ der Arbeitnehmerkammer Bremen. Den meisten Beschäftigten sei allerdings nicht bewusst, dass Office 365 keineswegs nur eine alte Software in neuem Gewand ist. „Tatsächlich ist es ein qualitativ neues System: Es kann riesige Mengen an Daten systematisch sammeln, auswerten, zusammenfassen und darauf basierende Prognosen erstellen“, erklärt Hanke.

Daten können zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle eingesetzt werden

Auch sensible Informationen sind abrufbar, wie etwa darüber, wie lange an einem Text geschrieben wurde. „Arbeitgeber können diese Daten zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Beschäftigten nutzen“, betont Hanke. Deshalb ist die Installation von cloud-gestützter Bürosoftware wie Office 365 auch mitbestimmungspflichtig.

Interessenvertretungen wie Betriebs- und Personalräte dürfen aber auch überprüfen, ob der Arbeitgeber geeignete Maßnahmen zur Einhaltung des gesetzlichen Datenschutzes ergriffen hat. „Beispielsweise muss er die Beschäftigten genau darüber informieren, welche Daten von ihnen erfasst und zu welchem Zweck sie gespeichert werden. Die Erhebung, Analyse und Nutzung der Daten ist auch nur dann zulässig, sofern eine Einwilligungserklärung von den Beschäftigten oder eine eindeutige Erlaubnisnorm vorliegt.“Allerdings hat Hanke die Erfahrung gemacht, dass in den Interessenvertretungen meist über die rechtlichen  und technischen Hintergründe wenig Wissen vorhanden ist. Seine Abteilung bietet deshalb Betriebs- und Personalräten Unterstützung an, wenn es um das Verhandeln und Formulieren von Betriebs- oder Personalvereinbarungen geht. 

Beratung für Betriebs- und Personalräte in der Arbeitnehmerkammer AKB003_IconInfo

Ansprechpartner für Betriebs- und Personalräte zum Thema Digitalisierung der Arbeit:
Moritz Hanke, 0421.3 63 01-955, m.hanke@arbeitnehmerkammer.de

www.arbeitnehmerkammer.de/mitbestimmung

 

Rückgrat der neuen Funktionen von Office 365 bildet der Microsoft-„Graph“, der im Hintergrund der meisten Anwendungen Daten sammelt, analysiert und zur Weiterverarbeitung aufbereitet. So greift etwa das umstrittene Office-365-Programm „Workplace Analytics“ auf die von „Graph“ bereitgestellten Daten zu: Vorgesetzte können auf einen Blick einsehen, wie „produktiv“ ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vergleich zueinander sind. Abgefragt werden kann, wie viele Stunden einzelne Beschäftigte durchschnittlich in Besprechungen verbracht oder wie viele Termine sie haben. „Graph“ nutzt für seine Dienste Daten aus E-Mail-Konten oder auch Kalendern der Beschäftigten. „Bei dieser Sammelwut stellt sich die Frage, inwieweit  es sich um eine nicht zweckgebundene Datenspeicherung und dauerhafte Überwachung handelt“, betont Hanke. Dies wäre gesetzlich nicht zulässig. Der Berater kritisiert zudem die von Microsoft angebotene Anonymisierung der Daten als völlig unzureichend. Denn durch den Umfang der erhobenen Daten sei eine Rückverfolgung zum einzelnen Nutzer in der Regel relativ einfach.

Algorithmus macht Vorschläge für nächste Arbeitsschritte

Die ebenfalls auf „Graph“ basierende Anwendung „Delve“ wird von Microsoft als eine Art persönlicher Assistent beworben. Das Programm soll die Beschäftigten unterstützen, indem es ihnen zeigt, woran Kolleginnen und Kollegen arbeiten oder es einschätzt, was wichtige Dokumente sind, die als Nächstes bearbeitet werden sollten. „Es ist damit ein erstes Instrument, das selbstständiges Arbeiten zumindest in Teilen untergraben kann“, bemerkt Hanke. Der Berater räumt jedoch auch ein, dass es im fordernden  Berufsalltag für manche Beschäftigten immer schwieriger sei, den Überblick zu behalten. „Dann hilft es vielleicht sogar, wenn das Programm vorschlägt, woran man arbeiten soll.“ „Delve“ kann aber auch eine Verhaltenskontrolle sein: Nutzer, die gemeinsame Zugriffsrechte auf ein Dokument haben, sehen, wer gerade daran arbeitet.

Fazit:

Bei jeder einzelnen Komponente von Office 365 ist es Aufgabe der Betriebs- und Personalräte, mit dem Arbeitgeber individuelle Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zu erarbeiten. Diese müssen nicht nur gesetzeskonform sein, sondern auch für den beabsichtigten Zweck eine verhältnismäßige Nutzung der Programme festlegen. „Will ein Arbeitgeber beispielsweise wissen, wie hoch der durchschnittliche Mailverkehr im gesamten Unternehmen ist, sollte eine abteilungsbezogene Auswertung untersagt werden“, erläutert Hanke. Und was ist zu tun, wenn die Arbeitgeberseite die Mitbestimmung verweigert? „Dann können gegebenenfalls juristische Schritte eingeleitet werden“, unterstreicht Hanke.

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