1. Funktionsweise und Einsatzzweck

Mit Hilfe von Zeiterfassungssystemen werden Arbeitszeitdaten (Kommen, Gehen, Pausen, etc.) und Abwesenheitsgründe (Krankheit, Urlaub, etc.) erfaßt, gespeichert und ausgewertet.
Die computergestützte Erfassung und Auswertung der Daten ist im Vergleich zu manuellen oder mechanischen Verfahren (z.B. Stechuhren) wesentlich effektiver und ermöglicht eine neue Qualität der Kontrolle: Die erfaßten Daten sind umfangreicher, genauer und können schnell und ohne nennenswerten Aufwand nach beliebigen Kriterien zusammengestellt und ausgewertet werden (wer hat überdurchschnittlich viele Krankmeldungen, wer nimmt grundsätzlich Freizeitausgleich und hat noch nie Mehrstunden auf dem Gleitzeitkonto verfallen lassen, usw.).

Die computergestützte Zeiterfassung und -verarbeitung wird von der Arbeitgeberseite genutzt, um folgende Ziele und Verfahren zu erreichen bzw. zu verbessern:

• Effektivierung der Entgeltabrechnung: Bisherige Abrechnungstätigkeiten (Arbeitsplätze) in der Werkstatt/ Personalabteilung entfallen. Kompliziertere Arbeitszeitmodelle können aufwandsarm verwaltet und abgerechnet werden.
• Senkung von Lohnkosten durch die Unterscheidung von bezahlter und unbezahlter Anwesenheitszeit: Nichtanrechnung von Wegezeiten, minutengenaues Erfassen von Pausenzeiten, automatische Zeitabzüge (z.B. durch Abrunden von Stempelzeiten), etc.
• Abbau von Fehlzeiten: Unter diesen Begriff fallen alle bezahlten Abwesenheitszeiten (Krankheit, Bildungsurlaub, tarifvertragliche Freistellungen, etc.), die aus betriebswirtschaftlicher Sicht als "Kosten ohne Gegenleistung" erscheinen und in dieser Sichtweise weitestgehend zu reduzieren sind. Dies geschieht u.a. durch eine
• Lückenlose Kontrolle des Arbeitszeitverhaltens: Die detaillierte Erfassung aller Zeitdaten baut einen anonymen Überwachungsdruck auf, der bei den Beschäftigten die Bereitschaft zu vorauseilendem "Wohlverhalten" erhöhen soll (bisherige Spielräume nicht nutzen, keine Inanspruchnahme von Bildungsurlaub, Verzicht auf Krankschreibung, etc.).
• Datenmaterial für die Personalplanung: Fehlzeitenumfang und Fehlzeitenarten werden als Indizien für die persönliche Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft gewertet. Mit Hilfe der elektronischen Zeitdaten können automatische Leistungsprofile und gezielte personenbezogene Fehlzeitenstatistiken erstellt und zur Personalbeurteilung herangezogen werden.

2. Gestaltungsgrundsätze aus Arbeitnehmersicht

Im Unterschied zu anderen EDV-Systemen bietet ein Zeiterfassungssystem für die Beschäftigten wenig positive Möglichkeiten: hier ist die gerechte Erfassung und Abrechnung der wirklich geleisteten (Mehr-) Arbeitszeit zu nennen.

Um die Arbeitnehmerinteressen beim Einsatz von Zeiterfassungssystemen zu wahren, können folgende Kriterien und Forderungen formuliert werden:

• Festlegung des Einsatzzwecks des Zeiterfassungssystems: Um die Möglichkeit einer umfassenden Kontrolle zu verhindern, muß der Einsatzzweck des Systems genau definiert und abgegrenzt sein.
• Einschränkung der Kontrollmöglichkeiten: Der Umfang der erfaßten Daten, die Dauer ihrer Speicherung und die technisch möglichen bzw. erlaubten Auswertungen dürfen über die Zweckbindung des Zeiterfassungssystems nicht hinausgehen. Es ist anzustreben, die Zweckbindung auf den Punkt "Entgeltabrechnung" zu beschränken. Weitergehende Auswertungen (Krankheitsstatistiken, etc.) dürfen nur möglich sein, wenn die Ergebnisse nicht auf einzelne Personen oder Personengruppen bezogen werden können.
• Dokumentation für die Arbeitnehmer: Die Verarbeitung der Arbeitszeitdaten muß für die Arbeitnehmer verständlich und nachvollziehbar bleiben. Sie müssen sich jederzeit über ihre "Zeitkonten" informieren können und in der Lage sein, mögliche Fehler reklamieren zu können.
• Zeithoheit für die Arbeitnehmer: Es muß der Grundsatz gelten, daß geleistete Arbeitszeit auch angerechnet wird. D.h. keine "Knabbereffekte", keine "Strafzeiten", Regelungen bei Nichtverwendung des Zeitausweises (z.B. Dienstreisen, Ausweis vergessen)
• Datenschutz: Verhinderung des Mißbrauchs der anfallenden personenbezogenen Daten; insbesondere durch Umsetzung der Anlage zu §9 Bundesdatenschutzgesetz (paßwortgeschützter Zugang, Differenzierung von Zugriffsrechten, Löschungsfristen etc.)

Eine Übereinkunft über die genannten Gestaltungsfelder (am besten per Betriebsvereinbarung) muß dem Betriebsrat die Möglichkeit einräumen, eine Kontrolle über die Einhaltung der getroffenen Vereinbarungen durchführen zu können

3. Rechtliche Grundlagen der Mitbestimmung

Zeiterfassungssysteme sind "technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung des Arbeitnehmers zu überwachen" (§87(1)6 BetrVG, §75(3)17 BPersVG, entsprechend in allen Landespersonalvertretungsgesetzen). Damit ist ein volles Mitbestimmungsrecht gegeben; solche Anlagen dürfen nur mit Zustimmung des Betriebs-/ Personalrates eingesetzt werden.

Weitere Rechtsansprüche gemäß BetrVG: §90 Information und Beratung bei der Planung technischer Anlagen, Arbeitsverfahren, etc.; §80(1)1 Überwachung der Einhaltung von Gesetzen (hier Bundesdatenschutzgesetz), evtl. §87(1)2 Mitbestimmung bei Arbeitszeitregelungen.

4. Anzufordernde Unterlagen

Damit das Zeiterfassungssystem vom Betriebsrat beurteilt und sein Einsatz im Sinne der Arbeitnehmer mitgestaltet werden kann, muß der Arbeitgeber folgende Informationen zur Verfügung stellen (nach §80(2) und §90 BetrVG):

• Zielsetzung des Einsatzes
• System- und Programmbeschreibungen
• Beschreibung der erfaßten und verarbeiteten Daten
• Beschreibung der geplanten und möglichen Auswertungen
• Beschreibung der konkreten Zwecke der Datenerfassung und -auswertung
• Datenschutzkonzept

5. Weiterführende Literatur

• DGB Technologieberatung Berlin e.V. (Hrsg.): Pünktlich ... im Computer - Gestaltung und Regelung von Zeiterfassungssystemen, Berlin 1990
  Bezug (DM 6,00) bei: DGB Technologieberatung, Kleiststr.19-21, 10787 Berlin, Tel. 030/2119905
• Kai Beutler, Klaus-Dieter Heß: Arbeitszeiterfassungs- und Verarbeitungssysteme (AZEV), Bund Verlag, Köln 1993

Unterstützung durch das TBS

Wie in allen anderen Fragen, die den Problembereich "IuK-Technologien" betreffen, kann natürlich auch bei der Einführung von Zeiterfassungssystemen die Unterstützung durch das TBS angefordert werden. Diese kann bestehen in:

• weitergehender Information und Beratung
• Sachverständigentätigkeit nach §80(3) BetrVG,
• Vermittlung von 37(6)-Schulungen,
• Organisieren von betriebsspezifischen Schulungen, in denen effektiv auf die besondere betriebliche Problemlage eingegangen werden kann.

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