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Leistungsfähig, bürgerorientiert. Mit einer flächendeckenden und ­ durchgängigen Digitalisierung will der Bremer Senat die öffentliche  Verwaltung modernisieren

Text: Anette Melerski
Foto: Kay Michalak



Der Koalitionsvertrag von 2015 bringt die Krux ziemlich genau auf den Punkt: „Wir müssen die Konsolidierung des Haushalts leisten, wollen aber die Dienstleistung für die Bürgerinnen und ­Bürger verbessern. Das gleicht einer Quadratur des ­Kreises.“ Die Haushaltslage zwingt zum Sparen. Und irgendwo, ­zwischen 20 Jahren Personalabbau und dem erklärten Ziel, die Verwaltung durch die Neu-Organisation der IT zu modernisieren, stehen die rund 48.000 Beschäftigten des bremischen öffentlichen Dienstes. „Digitalisierung kostet – jedenfalls, wenn sie vernünftig implementiert werden soll. Spart man an Geld und Personal, nimmt die Belastung für die Beschäftigten zu statt ab“, so Axel Weise, Referent für Arbeitsmarkt- und Beschäftigungspolitik der Arbeitnehmerkammer ­Bremen.

Die Verwaltung 4.0 ist ein komplexes Projekt, hinter dem nach Aussage von Heide Vathauer, Referentin für „­Zentrales IT-Management und E-Government“ bei der Senatorin für Finanzen, diverse technische, rechtliche und ­organisatorische Fragen stehen: „Beispiel Umstellung von der Papierakte auf die elektronische Akte: Wer darf welche Akten sehen oder bearbeiten? Landen eingescannte Akten im Schredder oder im Staatsarchiv? Jede Akte muss mindestens einmal angefasst werden, um zu entscheiden, was mit ihr passieren soll. Das bindet Zeit und Personal.“ Im Jahr 2011 hat der Bremer Senat die Festlegung eines einheitlichen Standards für alle Behörden verabschiedet. Bildschirme und PCs, Module wie E-Mail- und Textverarbeitungsprogramme sind seit 2013 unter dem Projekt BASIS.bremen zusammengefasst. Technischer Betrieb und Support liegen mittlerweile beim zentralen IT-Dienstleister Dataport. Und die eigenen Leute? „Ein Teil der Stellen wurde eingespart, Beschäftigte werden auf anderen Arbeitsplätzen eingesetzt, andere wieder verbleiben für strategische Fragen und dezentrale E-Government-Projekte in den Ressorts“, erklärt Heide Vathauer.

Jutta Sonnemann, beim Gesamtpersonalrat für neue Technologien und Technologieberatung zuständig, hält es für sinnvoll, die flächendeckende IT zentral zu organisieren: „Die Sicherheitsanforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik sind enorm gestiegen. In einem zentral geführten Rechenzentrum lassen sich unsere  Datenmengen besser schützen, gegen Angriffe durch Hacker zum Beispiel.“ So werden Originaldaten und Back-up immer an unterschiedlichen Orten gespeichert.

Und weitere Gründe sprechen für einen zentralen Anbieter mit einheitlicher Software: Im bremischen Verwaltungsnetz gibt es viele Schnittstellen, in den Dienststellen unterschiedliche, spezifische Software-Programme, außerdem fehlt es an kompetentem und bezahlbarem IT-Nachwuchs und die Hardware-Anschaffung ist so günstiger. Heide Vathauer und Jutta Sonnemann sind sich einig: „Wir brauchen einen einheitlichen Arbeitsplatz, einheitliche Software, größtmög­liche Ergonomie. Die Anforderungen sind so komplex – das kann eine einzelne Behörde nicht mehr stemmen.“

Arbeitserleichterung par excellence?
Mit dem Wechsel zu Dataport sind Dörte Scholz, Personal­rätin im Stadtamt, und Nico Petridis, IT-Fachadministrator in der Ausländerbehörde, nur bedingt glücklich. Das Stadtamt hat nicht nur die meisten Bürgerkontakte – etwa 500.000 pro Jahr –, sondern auch diverse Softwareverfahren, die sich unmittelbar auf jene Bürger auswirken. Wer ein Karussell auf dem Freimarkt anmelden will oder Angelschein, Pass oder Gewerbe beantragt, hat mit dem Stadtamt zu tun. „Ein zentraler IT-Dienstleister mag sinnvoll sein, aus unserer Sicht läuft es allerdings nicht besonders rund. Im vergangenen Monat ist das System zweimal abgestürzt. Dann drehen die Kollegen, die eh schon überlastet sind, natürlich am Rad“, sagt Dörte Scholz. Nico Petridis sieht die IT-Verfahren als Arbeitserleichterung par excellence, etwa für die Kollegen, die den Freimarkt betreuen und bis heute den Belegungsplan auf Papier machen müssten: „Die Software ist da, die Gelder sind freigegeben. Fragen Sie mich nicht, warum da nichts vorangeht.“ Er antwortet gleich selbst: „Wir haben kein Personal für die Umsetzung – es reicht ja so schon nicht. Ich wurde angefragt, die Einführung der E-Akte in der Ausländerbehörde zu begleiten. Das habe ich abgelehnt, weil ich neben dem Alltagsgeschäft schlicht keine Zeit habe.“ Dabei ist die Einbeziehung der Beschäftigten durch eine Dienstvereinbarung geregelt. Diese besagt, dass die Gestaltung von Organisationsprozessen „eine tatkräftige Mitwirkung von Beschäftigten aller Funktions- und Hierarchieformen“ erfordere. Axel Weise, Arbeitsmarktexperte der Arbeitnehmerkammer, kennt das Problem: „Die Möglichkeiten der Regulierung – Mitbestimmung durch Personalräte und Gesamtpersonalrat – sind in Bremen gegeben. Die Frage ist nur, wie das in den Dienststellen umgesetzt wird.“

Klemmbrett oder Tablet
IT im Krankenhaus: Riesen­monitore zeigen minutiös den Verlauf von Operationen, Systeme warnen, wenn statt drei Milligramm Aspirin zwölf verabreicht werden, Fachleute vernetzen sich interdisziplinär und kein Handgriff bleibt un­dokumentiert. Für Rolf ­Schlüter, Pressereferent beim Gesundheit Nord Klinik­verbund, ist klar: „Die heutige Hochleistungsmedizin wäre ohne IT nicht machbar. Wir haben eine qualitative Verbesserung und die durch IT gesparte Zeit geht in die Pflege.“ Die subjektive Bewertung der Mitarbeiter sei allerdings eher, dass IT nerve, obwohl sie, so Schlüter, objektiv die Arbeit erleichtere. Dem kann eine Krankenschwester im Klinikum Mitte, die namentlich nicht genannt werden möchte, nur teilweise zustimmen: „Auf einer Station mit hohem pflegerischen Aufwand, 23 Betten und drei Schwestern, von denen eine fast nur telefoniert, organisiert und dokumentiert, sehe ich das etwas anders. Verbesserte Transparenz und Qualität ja. Weil wir aber die Pflicht haben, jeden Handgriff zu dokumentieren, haben wir eben nicht mehr Zeit für die Pflege. Im Gegenteil: Wir bräuchten definitiv mehr Zeit am Bett.“ Sie hält der IT allerdings zugute, sich bei Umstellungen zu kümmern.

E²: ergonomisch und elektronisch
Sechs Bundesländer, Bremen inklusive, haben sich im E2-Verbund für die Einführung der E-Akte zusammengetan. Den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) – reine Ländersache – gibt es seit 2005, für das Bremer Handelsregister seit 2007. Nach 2022 dürfen im Dunstkreis der Gerichte qua Gesetz nur noch Privatpersonen Papier einreichen. „Alle anderen – Rechtsanwälte, Notare, Behörden – müssen dann den ERV nutzen“, erläutert Dörte Möx, Rechtspflegerin bei der IT-Stelle Justiz des Senators für Justiz und Verfassung. Der Abschied vom Papier wird auch bei Gericht die Arbeitsabläufe verändern. Aktenstapel- und Wagen sind passé, Schriftsätze werden dann nur noch digital gelesen und bearbeitet. Durchsetzen ließe sich das nur mit Mitarbeitern, die in den Prozess einbezogen würden und ihn akzeptierten, so Dörte Möx. Akzeptanzmanagement ist das Stichwort. Wie man es auch dreht und wendet: Letztlich bleibt den Beschäftigten aller Ressorts gar keine andere Wahl, als die flächendeckende Digitalisierung hinzunehmen. Und zu hoffen, dass die Quadratur des Kreises doch keine Unmöglichkeit ist.